قصه روابط عمومی ابر آروان چیست؟

در ششمین و آخرین اپیزود از فصل دوم پادکست پی آر پروز (PR Pros) با هستی شهریزفر، قصه گوی ابرآروان گفتگو کرده ایم. در این اپیزود سجاد موسوی، کارشناس روابط عمومی و رسانه، به همراه مسعود مقصودی، کارشناس روابط عمومی و رسانه پای صحبت های قصه گوی یکی از موفق ترین شرکت های این روزهای ایران نشستیم و در مورد فرهنگ ابرآروان و فعالیت های ارتباطی و روابط عمومی آن گفتگو کردیم.

در ششمین اپیزود از پادکست پی آر پروز (PR Pros) هستی شهریزفر توضیح داد که چرا فرهنگ ابرآروان متفاوت است و از دلایل پذیرش این فرهنگ درون و بیرون از سازمان گفت. او در این قسمت توضیح می دهد که چه تفکری باعث ایجاد چنین فرهنگی شده است و چگونه دانش، مهارت و فرهنگ بیناین گذاران موجب ترویج و ابقای فرهنگ آروانی شده است.

هستی شهریزفر در بخش دیگر این گفتگو فعالیت های ارتباطی و روابط عمومی ابرآروان را تشریح می کند. او در این زمینه روند تصمیم گیری در ابرآروان را می شکافد و بیان می کند که چگونه تصمیمات کلان این شرکت به برنامه های روابط عمومی تبدیل می شوند.

در این قسمت از پادکست پی آر پروز (PR Pros) قصه گوی ابرآروان همچنین به ما می گوید که شیوه ارتباط گیری تیم های مختلف داخلی ابرآروان با یکدیگر چابک، سریع و شفاف است و همین امر موجب بهبود امور داخلی ابرآروان شده است. او همچنین در مورد انتقادها از پشتیبانی ابرآروان پاسخ داد و گفت که تمامی گزارش ها در پشتیبانی در کمتر از دو ساعت پیگیر می شود. هستی شهریزفر تاکید کرد که تمامی نظرات در شبکه های اجتماعی شامل توئیتر، اینستاگرام، فیسبوک و لینکدین نیز بررسی شده و پیگیری می شود و در صورت لزوم روندهای کاری اصلاح می شود.

قصه گوی ابرآروان در بخش دیگری از این گفتگو توضیح داد که شیوع کرونا چگونه فعالیت های ابرآروان را تحت تاثیر قرار داد و تیم ارتباطات این شرکت چگونه توانست به همکاری تیم فرهنگ بر چالش های این دوران غلبه کند. هستی شهریزفر همچنین موفقیت ها و موانع پیش روی روابط عمومی ابرآروان را در این پادکست بر می شمرد. از شما دعوت می کنیم به این اپیزود از پادکست پی ار پروز (PR Pros) گوش دهید.

موسیقی، روابط عمومی و تبلیغات

در پنجمین قسمت از فصل دوم پادکست PR Pros (پی آر پروز) به سراغ موضوعی رفتیم که در بیشتر سازمان های ایرانی مغفول مانده، موسیقی و اهمیت به کارگیری آن در فعالیت های روابط عمومی و تبلیغات. در این اپیزود از پادکست PR Pros سجاد موسوی راضی، کارشناس روابط عمومی و رسانه و بنیانگذار پادکست PR Pros با علی صدر، خواننده و آهنگساز گفتگو کرده است.

در این قسمت از پادکست به این موضوع می پردازیم که اساسا موسیقی چه جایگاهی در سازمان های امروز کشورمان دارد. تلاش می کنیم دریابیم آیا از موسیقی به درستی در فعالیت های روابط عمومی و تبلیغات در سازمان ها و شرکت های ایرانی بهره گرفته می شود؟ برای پاسخ به این پرسش، علی صدر مثال هایی از استفاده صحیح از موسیقی در روابط عمومی ها و تبلیغات ایرانی و خارجی ارائه می کند.

همچنین در این برنامه به این می پردازیم که از موسیقی در چه بخش هایی از سازمان می توان استفاده کرد و چه اثراتی برای سازمان ها و شرکت ها دارد. در این راستا به مشکلات ساخت موسیقی در روابط عمومی ها و واحدهای تبلیغات پرداخته ایم و از لزوم اشراف سازمان ها به موسیقی از طریق به کارگیری آهنگسازان، و سواد رسانه ای توسط آهنگسازان به گفتگو پرداخته ایم.

علی صدر همچنین در این برنامه از اهمیت تعامل صحیح سازمان ها با آهنگسازان می گوید و تشریح می کند که شیوه صحیح درگیر کردن آهنگسازان در پروژه های روابط عمومی و تبلیغات چگونه باید باشد.

آنچه که اهمیت فراوان دارد اینست که سازمان ها و شرکت های ایرانی از پتانسیل حس شنوایی مخاطبان به درستی بهره نبرده اند و عموما محصولاتی بی کیفیت و بدون هویت در این حوزه ارائه داده اند. شاید بتوان گفت که استفاده از موسیقی و صدا نقطه مغفول مانده در سازمان های ایرانی است.

این برنامه تقدیم می شود به استاد محمدرضا شجریان که صدایشان همواره در یادمان خواهد ماند و آثارشان در تاریخ موسیقی جاودان خواهد بود.

کتاب «پالس» منتشر شد

اینترنت بزرگترین منبع دانش بشری، علائق، و تمامی فعالیت هایی است که بشر تا کنون ایجاد کرده است. اما تا کنون این ابزار قدرتمند به شکل گسترده ای مهجور مانده است. داگلاس هوبارد در این کتاب نشان می دهد که چگونه می توان از پتانسیل های بسیار گسترده اینترنت و تلفن های همراه برای اندازه گیری داده ها و رویه ها به شکلی مقرون به صرفه و در زمان واقعی استفاده کرد. جمع آوری اینگونه اطلاعات به صورت سنتی میلیون ها دلار هزینه و هفته ها و ماه ها زمان خواهد برد.

داگلاس هوبارد، نویسنده کتاب پالس از مثال هایی در جهان واقعی استفاده می کند تا نشان دهد چگونه یک متخصص بیماری های واگیردار کانادایی با ردیابی عبارت های جستجو شده در گوگل درباره “نشانه های سرماخوردگی” موفق شد همه گیری این بیماری را پیش از مسئولان بهداشت کانادا تشخیص دهد. این موفقیت موجب ایجاد ابزار “Flu Trends” در گوگل شد.

همچنین هوبارد نشان می دهد چگونه ردیابی نظرات داده شده بر روی توئیت های مربوط به فیلم هایی که در آینده اکران می شوند، به شکلی قابل اعتماد می تواند فروش فیلم ها را بهتر از هر روش دیگری پیش بینی نماید.

در بخش دیگری از کتاب پالس می خوانید که چگونه تعداد عبارت “بیکاری” که در آمریکا در گوگل جستجو شده بود، با آمار منتشر شده از بیکاری این کشور که توسط اداره کار تهیه می شود مطابقت می کند. آمار اداره کار آمریکا ماهانه و براساس نمونه گیری از 60 هزار خانوار تهیه می شود در حالیکه اطلاعات ابزار Google Trends به صورت هفتگی و رایگان ارائه می شود.

نویسنده کتاب پالس در این کتاب نشان می دهد چگونه ردیابی نظراتی که روی توئیت ها گذاشته می شود نتایج تقریبا یکسانی با نظرسنجی های سیاسی و یا نظرسنجی های اقتصادی مانند نظرسنجی های Gallup برجای می گذارد، به جز اینکه نتایج حاصل شده در توئیتر در زمان حال و رایگان قابل دسترس هستند.

با استفاده از ردپای دیجیتالی نزدیک به دو میلیارد کاربر اینترنتی، مدیران می توانند در میان اطلاعاتی که آنا (real time) تولید می شوند کاوش کنند تا از این راه تغییر اساسی در روند تصمیم گیری در مهمترین موضوعاتی که در دولت یا تجارت با آن روبرو می شوند، ایجاد کنند. شما با دسترسی آنی به داده های خام و تنظیم آن بر اساس روش های سنتی می توانید شیوه های پیش بینی رویه ها، و بهره وری سازمان خود را بهبود بخشید. همچنین شما فرامی گیرید که چگونه رویه ها، مخاطرات، و فرصت ها را ردیابی کنید.

کتاب پالس به تازگی با ترجمه سجاد موسوی راضی، بنیانگذار پادکست PR Pros (پی آر پروز) توسط نشر رسانش نوین روانه بازار نشر شده است.

داگلاس هوبارد مخترع Applied Information Economics (AIE)، روشی برای اندازه گیری است که موجب تحسین وی از سوی موسسات Gartner Group، Giga Information Group، و Forrester Research شده است. وی متخصصی بین المللی و  شناخته شده در زمینه اندازه گیری های پیچیده و کاربرد روش های کمی در موضوعات پیچیده و مشکلات نامشخص است. هوبارد برای نشریات InformationWeek، CIO Enterprise، و DBMS مقالاتی نوشته است و نویسنده کتاب های پر فروش “چگونه هر چیزی را اندازه گیری کنیم: یافتن ارزش چیزهای غیرملموس در تجارت” و “شکست مدیریت ریسک: چرا شکست خورد و چگونه اصلاحش کنیم” است.

اهمیت روابط­‌عمومی در سازمان­‌ها

در چهارمین قسمت از فصل دوم پادکست پی­‌آر پروز (PR Pros) به بررسی اهمیت روابط­‌عمومی در سازمان­‌ها می­‌پردازیم و سعی می­‌کنیم به این پرسش پاسخ بدهیم که چرا به روابط‌­عمومی در سازمان‌­ها به عنوان یک تخصص نگاه نمی­‌شود.

به همین دلیل در این قسمت از پادکست پی‌­آر پروز سجاد موسوی راضی، کارشناس روابط‌­عمومی و رسانه و بنیانگذار پادکست PR Pros به گفتگو با رضا لیاقت­‌ورز، کارشناس روابط‌­عمومی، نشسته است. رضا لیاقت­‌ورز مدیر روابط­‌عمومی چندین شرکت بوده و سابقه فعالیت در روابط‌­عمومی­‌های معتبر ایران را دارد.

گفتگو با این پرسش شروع می‌­شود که چه سازمان‌­هایی در دنیای امروز به روابط­‌عمومی نیاز دارند. بعد از پاسخ به این پرسش، گفتگو ما را به سراغ زوایای دیگری از روابط­‌عمومی می­‌برد و موضوع اهمیت تخصص در روابط­‌عمومی مطرح می‌­شود. رضا لیاقت­‌ورز اینگونه بیان می­‌کند که امروز نگاه جامعه به حوزه علوم انسانی به طور کلی، و رشته روابط­‌عمومی به طور ویژه، نسبت به گذشته تغییر کرده است و به همین جهت جایگاه روابط­‌عمومی در سازمان­‌ها ارتقاء یافته است.

در بخش دیگری از این قسمت از پادکست پی‌­آر پروز خواهید شنید که برخلاف تصور مدیران سازمان‌­ها، فرصتی برای اصلاح اشتباهات در حوزه روابط‌­عمومی نیست و سازمان‌­هایی در عرصه روابط‌­عمومی موفق خواهند بود که بتوانند از روابط­‌عمومی برای پیشگیری و کنترل بحران در سازمان بهره بگیرند و بتوانند افکار عمومی را بوسیله روابط­‌عمومی هدایت کنند. متاسفانه مدیران گمان می­‌کنند که اشتباهات در حوزه روابط‌­عمومی به سادگی جبران می‌­شوند اما باید اذعان کرد که این نگاه، اشتباهی استراتژیک و شایع است.

در بخش دیگری از این گفتگو به این موضوع پرداخته می‌­شود که تجربه و دانش در حوزه روابط‌­عمومی دوشادوش یکدیگر می‌­توانند فعالان این عرصه را یاری کنند و هیچیک از آنها به تنهایی نمی‌­توانند راهگشا باشند.

به این اپیزود از پادکست پی­‌آر پروز (PR Pros) گوش دهید و نظرات خود را در قسمت نظرات با ما مطرح کنید.

مذاکره خوب چه ویژگی هایی دارد

سجاد موسوی و مریم تقوی از ویژگی های مذاکره خوب می گویند

در این اپیزود از پادکست PR Pros (پی آر پروز) به گفتگو در رابطه با موضوع مذاکره پرداختیم. در این قسمت، سجاد موسوی، بنیانگذار این پادکست و کارشناس روابط عمومی و رسانه، با مریم تقوی، مدیرعامل شرکت مشاوره راهبردی آرتااندیش، ویژگی های یک مذاکره خوب را بررسی می کنند. اما چرا در این اپیزود به این موضوع پرداختیم؟ چه بپذیریم و چه نه، فعالان و متخصصان روابط عمومی به طور پیوسته در حال مذاکره هستند؛ مذاکره با مدیران درون سازمان برای اجرای طرح ها و پروژه های روابط عمومی، مذاکره با رسانه ها و خبرنگاران، مذاکره با سهامداران و ذینفعان. بنابراین متخصصان روابط عمومی، باید مذاکره کنندگان خوبی باشند. برای همین هم باید ویژگی های مذاکره خوب را بشناسند تا بتوانند از این ابزار قدرتمند به خوبی بهره بگیرند.

اما در این اپیزود از پادکست PR Pros با هم می شنویم که یک مذاکره خوب چگونه آغاز می شود و چگونه باید برای مذاکره در جلسات از پیش تعیین شده خود را آماده کنیم. برای رسیدن به نتیجه مطلوب در مذاکرات چه ویژگی هایی را باید در خود به عنوان مذاکره کننده تقویت کنیم و در هر بخش از مذاکره به چه شکل خود را مهیا نماییم.

مریم تقوی در این اپیزود سناریوهای مختلف را در مذاکرات شرح می دهد. او همچنین تجربیات تلخ و شیرین و واقعی خود را در این زمینه بیان می کند که شنیدن آنها خالی از لطف نیست. در این پادکست در رابطه با ویژگی های مذاکره تلفنی و حضوری خواهید شنید، ضمن آنکه می شنوید تعیین حدود اختیارات مذاکره کننده در جلسات چه تاثیری بر روند مذاکره خواهد داشت و چگونه مذاکره کنندگان در شرکت های بین المللی اختیارات خود را طی مذاکره بیان می کنند.

اگر شما نیز در رابطه با موضوع مذاکره (به ویژه در حوزه روابط عمومی) تجاربی دارید که تمایل دارید آنها را به اشتراک بگذارید زیر این مطلب تجارب خود را برای ما بنویسید و یا با ارسال ایمیل به آدرس info-at-prpros.ir آن را با ما در میان بگذارید تا بتوانیم در برنامه های بعدی تجارب شما را مطرح کنیم.

در روابط عمومی دیجیکالا چه می گذرد؟

در اپیزود دوم از فصل دوم پادکست PR Pros به سراغ روابط عمومی دیجیکالا رفتیم تا ببینیم در این بخش از این شرکت چه اتفاقاتی رخ می دهد، چه کارهایی انجام می شود و چه برنامه هایی وجود دارد. سجاد موسوی، کارشناس روابط عمومی و موسس پادکست PR Pros به همراه مسعود مقصودی، دکتری مدیریت رسانه، با امیرحسن موسوی، مدیر روابط عمومی دیجیکالا، گفتگوی مفصلی انجام دادند.

در بخش ابتدایی این پادکست خواهید شنید که از ابتدای شیوع کرونا در سال 1398 چه اتفاقاتی در دل شرکت دیجیکالا رخ داد و چه تصمیماتی با چه رویکردی در روابط عمومی دیجیکالا گرفته شد. سپس در این گفتگو به این می پردازیم که بزرگترین موفقیت دیجیکالا از نظر مدیر این روابط عمومی در سال های اخیر چه بوده است و چرا. همینطور در مورد بزرگترین شکست روابط عمومی دیجیکالا گفتگو می کنیم.

در ادامه همین گفتگو روایت امیرحسن موسوی را خواهیم شنید از ورود دیجیکالا به عصر شفافیت و نقشی که روابط عمومی در آن بازی کرده است. خواهیم شنید که این سفر پر فراز و نشیب چقدر به طول انجامیده است. به همین خاطر بحثمان را به نقش مدیران دیجیکالا در انتخاب های روابط عمومی سوق می دهیم تا روشن کنیم که در این شرکت مدیران ارشد سازمان چه نقشی در تصمیم گیری های روابط عمومی ایفا می کنند. همچنین مدیر روابط عمومی دیجیکالا تشریح می کند ساختار روابط عمومی در دیجیکالا چگونه است.

امیرحسن موسوی در انتهای این پادکست مهارت های مورد نیاز برای فعالیت در حوزه روابط عمومی را تشریح می کند و توضیح می دهد که افرادیکه قصد ورود به این عرصه را دارند چرا باید این مهارت ها را داشته باشند.

گفتگوی سجاد موسوی، مسعود مقصودی، و امیرحسن موسوی را در دومین اپیزود از فصل جدید پادکست PR Pros بشنوید و نظرات ارزشمند خود را با ما در میان بگذارید.

گرافیک و روابط عمومی

در نخستن اپیزود از فصل دوم پادکست PR PROS به سراغ موضوع گرافیک رفتیم که عموما در روابط عمومی های کشور به درستی استفاده نمی شود. قدرت گرافیک به قدری است که می تواند موجب برنده شدن شرکت ها و سازمان ها در بازی بشود، اما به دلیل صرفه جویی در هزینه ها، نداشتن درک صحیح از موضوع گرافیک، و بسیاری عوامل دیگر روابط عمومی های ایرانی نمی توانند از قدرت گرافیک به شکل کامل بهره بگیرند. برای بررسی اهمیت موضوع گرافیک در روابط عمومی، شیوه بهبود کار روابط عمومی ها با گرافیست ها و نمونه های خوب و بد استفاده از گرافیک در کشور با کوروش قاضی مراد، گرافیست و خوشنویس، گفتگو کردیم. سجاد موسوی راضی، کارشناس روابط عمومی و رسانه، میزبان برنامه دیگری از پادکست PR PROS است و شما را به شنیدن این قسمت دعوت می کند.

آنچه در این پادکست خواهید شنید: گرافیک برای روابط عمومی ها چه ضرورتی دارد، مثال هایی از تجربیات خوب و بد گرافیست ها با روابط عمومی سازمان ها، مدیران روابط عمومی چه چیزی باید در مورد فعالیت های گرافیکی بدانند، گرافیک برای روابط عمومی هزینه است یا سرمایه گذاری، آیا شرکت ها به برند بوک نیاز دارند، برای ارتباط بهتر گرافیست ها و روابط عمومی چه کارهایی باید بکنیم.

موضوع گرافیک و روابط عمومی شاید موضوع تازه ای نباشد اما سازمان ها و شرکت های ایران به خصوص در بخش روابط عمومی، به قدری در این بخش ضعیف عمل می کنند که ناچار شدیم به بررسی دلایل آن بپردازیم. این قسمت شروع بررسی ما در حوزه گرافیک و روابط عمومی است و حتما در فصل های بعدی از پادکست PR Pros این موضوع را به صورت جدی تر و عمیق تری بررسی خواهیم کرد.

ساخت پادکست PR Pros تلاشی است برای گفتگوی فعالان حوزه روابط عمومی، آگاه سازی افرادی که در سازمان ها بر واحد روابط عمومی تاثیرگذارند، و همچنین پلی است برای انتقال تجربه خبرگان، فعالان و بزرگان صنعت روابط عمومی به علاقمندان به حوزه روابط عمومی.

راهنمایی برای موفقیت روابط عمومی در سال جدید

آیا می خواهید کسب و کارتان بیشتر در معرض دید قرار بگیرد؟ آیا تمایل دارید برند خود را در برابر دید افراد جدیدی که ممکن است به محصول یا خدمات شما علاقمند باشند، قرار دهید؟ اگر چنین است، به دنیای روابط عمومی خوش آمدید.

روابط عمومی مشخص می کند که چگونه یک شرکتباید  با مردم (مشتریان، شرکای تجاری، روزنامه نگاران، سیاستمداران، افراد نیکوکار و در کل عموم) ارتباط برقرار کند. تمامی شرکت ها فارغ از اندازه و نوع صنعتشان، به روابط عمومی نیاز دارند. چرا؟ زیرا امروزه مشتریان می خواهند به برندهایی که از آنها خرید می کنند، اعتماد داشته باشند، و هیچ چیزی بهتر از روابط عمومی قادر نیست که اعتماد سازی کند و اعتماد نسبت به برند و شرکت را تقویت کند.

روابط عمومی چیست؟

روابط عمومی یا PR مجموعه اقداماتی است برای تقویت کانال های رسانه ای به منظور ترویج نام برند یا شرکت و ترسیم تصویر ذهنی مثبت در ذهن عموم. روابط عمومی همچنین فرآیند مدیریت ارتباطات و برند سازمان به ویژه در هنگام بحران است. روابط عمومی به معنی اینست که چگونه برندها می توانند جریان اطلاعات برند خود را مدیریت کنند، بنابراین روابط عمومی به مفهوم برندینگ شبیه است. تفاوت اصلی روابط عمومی و برندینگ در این است که تمرکز اصلی در روابط عمومی بر روی ایجاد ارتباطات و کسب شهرت است، اما در برندینگ تمرکز اصلی بر روی عوامل بصری همانند لوگو، وبسایت و محتوای مارکتینگ است.

شرکت ها و برندها از طریق کانال های رسانه ای گوناگون، روابط عمومی (ارتباطات و شهرت) خود را مدیریت می کنند.

رسانه ها: ملکی (owned)، پولی (paid)، کسبی (earned)

انواع کانال های ارتباطی که در ادامه مطالعه خواهیم کرد را می توان در سه دسته طبقه بندی کرد: ملکی، پولی، و کسب شده. تمامی این کانال ها در راستای دستیابی به ایجاد شهرت مثبت برای برند کار می کنند. اما از شیوه های متفاوتی برای دستیابی به شهرت بهره می برند. در استراتژی روابط عمومی خود باید هر سه کانال رسانه ای را لحاظ کنید چراکه هر کدام از آنها شیوه های مختلفی برای نرخ دیده شدن (reach)، تعامل (engagement) و ایجاد اعتماد در مخاطبان تان را دارند.

رسانه های ملکی (Owned Media)

رسانه های ملکی به رسانه هایی گفته می شود که شما کنترل تمام محتوای آن را بر عهده دارید. معمولا شرکت هایی که قصد دارند کمپین های روابط عمومی طراحی کنند به سراغ این رسانه ها می روند. البته که این راهبرد صحیح است چراکه مهمترین رسانه ای است که روابط عمومی باید روی آن تمرکز کند، آن هم به این دلیل که،برخلاف دو نوع رسانه دیگر، کنترل تام و تمام روی محتوای آن دارد. رسانه های ملکی شامل:

  • رسانه های اجتماعی شرکت یا برند
  • وبلاگ شرکت یا برند
  • وبسایت شرکت یا برند
  • و خبرنامه های ایمیلی

می شود. رسانه های ملکی به عنوان «خانه» یا «مرجع» فعالیت های روابط عمومی شرکت یا برند شناخته می شوند. هنگامیکه افراد مختلف در رابطه با برند یا محصول شما می نویسند، به احتمال زیاد تمایل دارند که مطلب خود را به رسانه های ملکی شما ارجاع (لینک) دهند.

رسانه های پولی (Paid Media)

در دنیای مارکتینگ پرداخت پول برای تبلیغ محتوا کاری غیرمعمول نیست، این امر در دنیای روابط عمومی نیز مرسوم است. رسانه های پولی به رسانه هایی گفته می شود که برای درج مطلب در آنها باید پول پرداخت کرد. استفاده از رسانه های پولی اقدامی متداول برای ترویج رسانه های ملکی شرکت و برند است. رسانه های پولی شامل:

  • تبلیغات در رسانه های اجتماعی
  • اینفلوئنسر مارکتینگ
  • و تبلیغاتی کلیکی (PPC)

می شود. تخصیص بودجه در شرکت ها برای تقویت و ترویج محتوای تولید شده در روابط عمومی ها به امری فزاینده تبدیل شده است. از آنجائیکه بیشتر رسانه های اجتماعی ضریب نفوذ طبیعی (organic reach) را برای حساب های کاربری سازمانی محدود کرده اند، بهره گرفتن از رسانه های پولی راهی بسیار خوب برای نشان دادن محتوا به افرادی است که در سر دارید.

رسانه های کسبی (Earned Media)

بهره گیری از رسانه های کسبی تاکتیکی است برای افزایش مکالمه و تولید محتوا در رابطه با برند. این کار در واقع همان تبلیغات دهان به دهان است و شاید بهترین تاکتیک روابط عمومی برای ایجاد شهرت باشد. رسانه های کسبی سخت ترین نوع رسانه ها در روابط عمومی هستند. به دست آوردن رسانه های کسبی به تلاش بسیار زیاد، ثبات، و کار طاقت فرسا نیاز دارد به همین دلیل هم نام آنها را رسانه های کسبی گذاشته اند. رسانه های کسبی شامل:

  • نام بردن از شرکت یا برند در اخبار و گزارش های صنعتی
  • تعریف و تمجید مشتریان در رسانه های اجتماعی
  • و رتبه بالا در موتورهای جستجوی اینترنتی

می شود.

تمامی کانال هایی که در بالا تویح داده شدند راه هایی را برای بهره گیری از روابط عمومی (PR) به منظور ایجاد آگاهی از برند (brand awareness)، ایجاد سرنخ (lead)، و تبدیل آن سرنخ ها به مشتریانی که برای خرید خدمات یا محصولات شرکت پول پرداخت می کنند-مشابه مارکتینگ-، ارائه می کنند. حال بیایید به تفاوت میان روابط عمومی و مارکتینگ بپردازیم.

تفاوت روابط عمومی و مارکتینگ

روابط عمومی و مارکتینگ در اقدام ها و تاکتیک هایی که به کار می برند به یکدیگر شبیه هستند، اما اهدافی که دنبال می کنند متفاوت است. اصلی ترین هدف روابط عمومی اینست که شهرت برند شما را تقویت کند. اما در آنسو، هدف اصلی مارکتینگ افزایش فروش است. برخلاف مارکتینگ، روابط عمومی همواره اثر مستقیم بر فروش ندارد. بلکه روابط عمومی به طور غیرمستقیم به ترویج محصولات و خدمات شرکت یا برند شما (انتشار بیانیه های مطبوعاتی و سخنرانی در رویدادهای صنعتی) می پردازد. از سوی دیگر، مارکتینگ نیز به جای تقویت ذهنیت مثبت نسبت به شرکت یا برند شما، بر روی افزایش درآمد و بالا بردن سود فکر می کند.

نکته مهم اینست که مردم محصولات شرکت ها را نمی خرند، بلکه برند آنها را می خرند. به همین دلیل بهره گیری از روابط عمومی و مارکتینگ به طور همزمان بهترین نتیجه را خواهد داشت. معمولا افراد در نتیجه فعالیت های روابط عمومی با شرکت یا برند شما آشنا می شوند و با آن ارتباط برقرار می کنند، و با استفاده از تاکتیک های بازاریابی به مشتریان شما تبدیل می شوند.

تحقیقات نشان می دهد که انسجام پیام در برندها موجب افزایش 20 درصدی درآمد آنها می شود. می توانید با ترکیب استراتژی های روابط عمومی و بازاریابی خود نتایج مشابهی را در کسب و کارتان مشاهده کنید. حال بیایید به انواع فعالیت هایی که می توان در روابط عمومی ها برای ترویج محصولات یا خدمات شرکت یا برند و ساخت و مدیریت شهرت انجام داد بپردازیم.

استراتژی ها و تاکتیک های روابط عمومی

  • رویداد
  • ارتباط با گروه ها و جوامع
  • مسئولیت اجتماعی
  • مدیریت بحران
  • ارتباط با کارکنان
  • ارتباط با رسانه ها
  • رسانه های اجتماعی

رویداد

رویدادهای صنعتی فرصتی در اختیار شرکت و برند شما قرار می دهد تا محصولات و خدمات خود را به بازار معرفی کنید و در معرض دید مردم قرار بگیرید. چه این رویدادها توسط شرکت شما طراحی و میزبانی شده باشد یا اینکه شما در یکی از این رویدادها شرکت کرده باشید، رویدادها همچنین فرصت های خوبی برای فروش محصول و خدمات هستند. رویدادها فرصتی برای دیدار مشتریان بالقوه و نیز دیدار رو در رو با مشتریان کنونی است.

سخنرانی در رویدادها نیز به تقویت آگاهی از برند (brand awareness) می انجامد و می تواند شما را در مسیر به اشتراک گذاری افکار حرفه ای و اطلاعات داده-محور قرار دهد و منجر به تقویت برندتان شود.

ارتباط با گروه ها و جوامع

ارتباط با گروه ها و جوامع به ایجاد ارتباط مثبت با جوامع محلی که در اطراف کسب و کار شما قرار دارند گفته می شود. این فعالیت می تواند شامل فعالیت های عام المنفعه، اهدای مالی، تخفیف های ویژه، یا هر فعالیت دیگری باشد که رابطه ای قوی با جامعه محلی ایجاد کند و وفاداری مشتریان را تقویت کند.

مسئولیت اجتماعی

مسئولیت اجتماعی سازمان شبیه به ارتباط با گروه ها و جوامع است، اما در اینجا اهمیت بیشتری به رویه های اخلاقی در تجارت، مسئولیت های محیط زیستی، و فعالیت های انسان دوستانه در سطح محلی، منطقه ای و جهانی داده می شود. این بخش بسیار برای روابط عمومی حائز اهمیت است چرا که بطور مستقیم بر ایجاد تصویر ذهنی افراد از برند تاثیر می گذارد.

مدیریت بحران

مدیریت بحران به مجموعه اقداماتی گفته می شود که طی آنها تلاش می شود ارتباطات و تصویر ذهنی منفی که در اطراف یک کسب و کار وجود دارد، شناسایی و مدیریت شده و جریان آن معکوس گردد. هر چیزی که بتواند شهرت برند شما را به مخاطره بیاندازد و یا تخریب کند باید از طریق روابط عمومی بررسی و رفع گردد. مدیریت بحران یکی از مهمترین فعالیت های روابط عمومی است که باید به سرعت، با انسجام و به شکلی راهبردی انجام شود. با بهره گیری از برخی از ابزارهای روابط عمومی می توان از راه نظارت آنلاین بر گفتگوها و نیز کنترل کیفیت محتوای تبلیغاتی یا ترویجی که ممکن است سوءتفاهم ایجاد کند یا غلط برداشت شود، از مواجهه با بحران ها اجتناب کرد.

ارتباط با کارکنان

ارتباط با کارکنان یا روابط عمومی داخلی به معنی ایجاد ارتباط با کارکنان شرکت و تقویت تصویر ذهنی مثبت آنها نسبت به برند است. این فرآیند ممکن است شامل خبرنامه های داخلی یا محتوای ارتباطی درون سازمانی، در نظر گرفتن مزایایی برای کارکنان، فرصت های آموزشی و مهارت افزایی رایگان، رویدادهای ویژه کارکنان، و همکاری با اتحادیه ها و گروه های کارکنان باشد. ارتباط با کارکنان نه تنها موجب می شود کارکنان شرکت با انگیزه، پر تلاش و وفادار باقی بمانند، بلکه آنها را ترغیب می کند تا سفرای کسب و کار شما باشند و به این طریق هم برایتان مشتریان بیشتری جلب بکنند و هم کارمندان با کیفیت بالایی بیاورند.

ارتباط با رسانه ها

منظور از ارتباط با رسانه ها، ایجاد رابطه ای مثبت با خبرنگاران، روزنامه ها، و سایر رسانه های خبری است. این فرآیند معمولا شامل تهیه و تنظیم بیانیه های مطبوعاتی، برگزاری کنفرانس های مطبوعاتی، و برنامه ریزی مصاحبه های اختصاصی با رسانه ها است. این کار نه تنها موجب می شود که کسب و کار و محصولات شما بیشتر در رسانه ها دیده شود، بلکه رسانه ها را ترغیب می کند تا برند شما را بطور رایگان معرفی نمایند.

رسانه های اجتماعی

رسانه های اجتماعی معمولا جزو تاکتیک های کسبی و پولی در روابط عمومی هستند. برای بسیاری از شرکت ها، رسانه های اجتماعی می تواند ابزار بسیاری خوبی برای روابط عمومی (و مارکتینگ) باشد. رسانه های اجتماعی راهی موثر برای جذب دنبال کننده (follower) تبدیل آنها به مشتری، به اشتراک گذاری محتوا، و حل بحران است.

چه در حال به اشتراک گذاری یک پست جدید برای مخاطبانتان باشید و چه با ک مشتری در حال تعامل باشید، فعالیت های شما در رسانه های اجتماعی می تواند توسط همه دیده شود. به همین خاطر داشتن استراتژی رسانه های اجتماعی کمک می کند تا ارتباطات شما انسجام لازم را داشته باشد، و مثبت و دقیق باشد.

حال بیایید به این بپردازیم که مسئولیت تمامی این فعالیت های روابط عمومی بر عهده کیست؛ مدیر روابط عمومی شرکت شما.

مدیر روابط عمومی چه می کند؟

مدیران روابط عمومی مسئول طراحی، اجرا و نظارت بر استراتژی ها  و تاکتیک های روابط عمومی هستند. به طور معمول مدیران روابط عمومی کسانی هستند که مسئولیت مدیریت بحران سازمان را بر عهده دارند، بیانیه های مطبوعاتی را تهیه می کنند، تیمی متشکل از متخصصان روابط عمومی را رهبری می کنند که وظیفه مدیریت حضور برند شما در میان عموم را بر عهده دارد.

در اینجا به مهارت ها و وظایفی که مدیران روابط عمومی باید داشته باشند می پردازیم.

مهارت های مدیران روابط عمومی

موفق ترین مدیران روابط عمومی مجموعه ای از مهارت ها را در خود دارند که در اینجا به تعدادی از مهمترین آنها اشاره می کنیم.

ارتباطات عالی

یکی از مهمترین نقاط تمرکز روابط عمومی ها ایجاد شهرت برای کسب و کار است. برای انجام این کار، مدیران روابط عمومی زمان بسیار زیادی را صرف گفتگو و سخنرانی در رابطه با شرکت یا برند در مراسم های عمومی، کنفرانس های مبوعاتی، و سایر رویدادها می کنند. به همین دلیل، داشتن مهارت های ارتباطی عالی یکی از کلیدی ترین مهارت ها برای مدیران روابط عمومی است.

مهارت نوشتن

مدیران روابط عمومی همچنین باید قادر باشند تا از طریق نوشتن نیز به خوبی ارتباط برقرار نمایند. از آنجائیکه مدیران روابطط عمومی مسئول تهیه بیانیه های مطبوعاتی و سایر محتوای خبری مربوط به شرکت هستند، مهارت عالی در نوشتن کمک شایانی می کند تا پیام مطلوب به خوبی در جهت افزایش شهرت شرکت منتقل و منتشر شود. این مهارت به ویژه در روابط عمومی های آنلاین نمود پیدا می کند چراکه در آنجا باید پست های وبلاگ، محتوای وبسایت، و بیانیه های مططبوعاتی را نیز جهت کسب پوشش خبری تهیه نمائید.

خلاقیت

در دنیای روابط عمومی، همانند مارکتینگ، خلاقیت نقش به سزایی دارد. مدیران موفق روابط عمومی خلاق هستند و به خوبی می دانند چگونه استراتژی طراحی نمایند که متمایز باشند. ایجاد تمایز امر خیلی مهمی در روابط عمومی است زیرا روایتی منحصر به فرد یا جنبه ای یگانه از داستان چیزی است که می تواند پوشش خبری برای شرکت شما به ارمغان آورد.

مهارت بالا در پژوهش

روابط عمومی صنعتی است که مستقیما مربوط به اجتماع و انسان می شود، و مردم ممکن است در بدون ارجاع به نام شرکت یا برند شما در مورد برندتان حرف بزنند و نظر بدهند. مهارت بالا در پژوهش به مدیران روابط عمومی کمک می کند تا این فرصت ها را بیابند و از آنها بهره ببرند.

مدیران روابط عمومی همچنین نیاز دارند تا در هنگام طراحی استراتژی روابط عمومی شرکت یا برند، تحقیقات بسیار زیاد و مفصلی انجام دهند. از آنجائکیه مدیران روابط عمومی به اطلاعات اضافی، آمار، و داده نیاز دارند تا بتوانند قدرت رسانه های ملکی خود را تقویت نمایند، به همین خاطر مهارت های پژوهشی قوی برای آنها یک ضرورت است.

وظایف مدیران روابط عمومی

وظایف روزانه مدیر روابط عمومی شرکت بستگی به صنعتی دارد که در آن فعالیت می کنید، و همچنین به کمپین های روابط عمومی، اندازه تیم روابط عمومی، و سایر عوامل وابسته است. اما فهرست زیر وظایفی را که معمولا بر عهده مدیران روابط عمومی است شرح می دهد:

  • تهیه بیانیه های مطبوعاتی به منظور اعلام اخبار مرتبط با شرکت
  • تهیه فهرست حقایق شرکت و بسته های ویژه رسانه ها به منظور ارسال برای تیم های رسانه ای در راستای برندسازی
  • آموزش رسانه ای به تیم های درون و بیرون سازمانی
  • شرکت و سخنرانی در رویدادهای صنعتی و نمایندگی کردن از برند در نمایشگاه های تجاری، رویدادهای جذب و استخدام و سایر رویدادها
  • یافتن و تحلیل پوشش های رسانه ای و انتشار آن محتوا در رسانه های ملکی و پولی شرکت

مدیران روابط عمومی همچنین مسئول ردیابی و اندازه گیری تمامی اقدام های روابط عمومی هستند. شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) زیر می تواند به مدیران روابط عمومی در تجزیه و تحلیل و بهبود استراتژی های روابط عمومی کمک نماید.

سنجش عملکرد روابط عمومی: هشت شاخص کلیدی عملکرد (KPI)

  1. محتوای ارجاعی (Backlink)
  2. ذکر نام برند
  3. نرخ تبدیل
  4. میزان قدرت دامنه
  5. نرخ تمایلات
  6. میزان بازدید از وب سایت
  7. نرخ تعامل در رسانه های اجتماعی
  8. نرخ به اشتراک گذاری در رسانه های اجتماعی

سنجش و اندازه گیری عملکرد روابط عمومی ها می تواند کاری دشوار باشد. شاخص های عنوان شده در بالا می تواند اقدام های روابط عمومی شما را ردیابی کرده و اثربخشی استراتژی روابط عمومی را تشخیص دهد.

  • محتوای ارجاعی (Backlink)

محتوای ارجاعی به شما کمک می کند تا دریابید به برندتان در کجا و در چه زمینه ای ارجاع شده است. در محتوای ارجاعی، وب سایت هایی که از برند شما در محتوای خود نام برده اند به وب سایت شما لینک می دهند و این امر به خوانندگان آن مطلب کمک می کند تا به سایب شرکت شما مراجعه کند و همچنین به شما کمک می کند تا مطالب منتشر شده در مورد برندتان را ردیابی نمائید.

اما تلاش برای ایجاد محتوای ارجاعی (backlink) تنها به معنی افزایش میزان بازدید از سایت شما نخواهد بود بلکه به معنی افزایش رتبه شما در موتورهای جستجو نیز هست.

  • ذکر نام برند

هنگامیکه کسی از برند شما یاد می کند، ذکر نام برند اتفاق می افتد. این شاخص بسیار مهم است چرا که کمک می کند تا میزان آگاهی نسبت به برندتان را تخمین بزنید.

ممکن است در پوشش های متعارف خبری، در وبلاگ صنایع دیگر یا وبلاگ های شخصی، در گزارش های تحلیلی، و حتی در رسانه های اجتماعی با ذکر نام برندتان روبرو شوید. در برخی از مواقع ذکر نام برند با هشتگ شما و یا لینک به شما همراه است، و در برخی مواقع لینک به سایت شرکت تان گذاشته نمی شود و این بدان معنی است که خودتان باید به دنبال کشف آن محتوا بروید. برای این کار هم ابزارهایی ایجاد شده است که می توانید برخی از انها را در اینجا (به زبان انگلیسی) ببینید.

نکته مهم: حتما باید ذکر نام برند را با توجه به زمینه و بافتی (context) که در متن به کار رفته بررسی نمائید. توجه داشته باشید که شما همواره می خواهید مردم در مورد برند شما حرف های مثبت بزنند، و همیشه به سادگی نمی توان ارزش پوشش های رسانه ای را اندازه گرفت مگر آنکه کامل آن محتوا را مطالعه کنید و بافت آن را در نظر بگیرید.

  • نرخ تبدیل

گرچه اندازه گیری تعداد مشتریانی که مستقیما از طریق فعالیت های روابط عمومی می آیند اصلا کار ساده ای نیست، اما سنجش این نرخ به سختی آن می ارزد.

با انجام پیمایش از مشتریان پس از خرید، می توانید بفهمید مشتریانتان از کجا آمده اند و چگونه با برند شما آشنا شده اند، و یا با بهره گیری از ابزار Google Analytics می توانید مسیر تبدیل مشتریان تان(همینطور مسیر خرید آنها)  را کشف کنید.

نکته مهم: گرچه اندازه گیری این شاخص بسیار هیجان انگیز است، اما اگر دیدید که میزان افزایش بازدید از سایت تان به خرید تبدیل نمی شود اصلا ناامید و ناراحت نشوید. به یاد داشته باشید که هدف روابط عمومی افزایش آگاهی از برند، انتشار تفکرات رهبران سازمان، و نشر ایده های برندتان است. حال که بازدیدکنندگان جدید وب سایت شما با فعالیت های روابط عمومی که انجام داده اید با برند شما آشنا شده اند، در آینده همواره می توانند بازگردند و خرید کنند.

  • میزان قدرت دامنه

میزان قدرت دامنه به شاخص بهینه سازی برای موتورهای جستجو یا سئو (SEO) و نتایج عملکرد سایت تان در جستجوها اشاره می کند. این شاخص عددی بین 1 تا 100 است که 100 نشان دهنده بهترین عملکرد می باشد. این شاخص برای مقایسه عملکرد وب سایت شرکت شما با وب سایت رقبایتان شاخصی کاربردی و ارزشمند است. هر چقدر میزان قدرت دامنه بالاتر باشد، رتبه بالاتری در نتایج موتورهای جستجو کسب می کنید.

میزان قدرت دامنه سه عامل اصلی دارد: تعداد محتواهای ارجاعی (backlink)، تعداد لینک هایی که سایت شما به سایر سایت های با رتبه بالا دارد، و سن وب سایت شما. گرچه نمی توانید یک شبه سن سایت تان را بالا ببرید، اما می توانید به واسطه فعالیت های روابط عمومی محتواهای ارجاعی جلب کنید و به سایر سایت ها در محتوای خود لینک بدهید.

  • نرخ تمایلات

نرخ تمایلات که تقریبا هم معنی «نقطه نظر»، «عقیده» یا «نگرش» است، به سنجش این می پردازد که از برندتان چگونه نام برده شده است. با وجود اینکه ذکر نام برند موجب افزایش تعداد محتواهای ارجاعی و طبیعتا بهبود آگاهی از برند و سئو می شود، اما به واسطه نرخ تمایلات می توان نظرات مثبت را از نظرات منفی تفکیک کرد.

ممکن است این عبارت را شنیده باشید «چیزی به نام تبلیغات منفی وجود ندارد». گرچه نمی توان به طورکامل با این عبارت موافق یا مخالف بود، اما می توان گفت که اگر بتوان از پوشش های خبری و محتوایی منفی آگاه شد رخداد مطلوبی خواهد بود. نظارت بر تمایلات مشتریان می تواند به شما کمک کند تا درک کنید مخاطبان شما راجع به شرکت و برندتان چه می گویند و اینکه آیا نیاز است به در مورد هیچیک از این مشکلات یا نگرانی ها اقدامی بکنید یا خیر.

  • میزان بازدید از وب سایت

میزان بازدید از وب سایت یکی از نشانه های تلاش های موفق در روابط عمومی است. اگر مردم از طریق رسانه های کسب شده راجع به برند بشنوند و به وب سایت شما مراجعه کنند، این نشان می دهد که تلاش های شما در روابط عمومی توانسته است به مخاطب هدفتان برسد.

همزمان با اجرای کمپین های روابط عمومی و با انتشار بیانیه مطبوعاتی و سایر محتوا، میزان بازدید از وب سایتتان را رصد کنید. با استفاده از ابزارهای تجزیه و تحلیل بازدید وب سایت، منابع ارجاعی (referral source) بازدیدکنندگان تان را پیدا کنید (چگونه به وب سایت شما راه پیدا کردند) و تلاش کنید که برای آینده این راه را توسعه دهید.

  • نرخ تعامل در رسانه های اجتماعی

نرخ تعامل در رسانه های اجتماعی چندین فعالیت را اندازه گیری می کند: دفعات بازدید، میزان اثر (impression)، تعداد پسندها (like)، دفعات به اشتراک گذاری (share)، و تعداد نظارت (comment).

این اطلاعات می تواند نشانگر سطح آگاهی از برند شما و میزان تعامل با برندتان را در میان مخاطبان نشان دهد. همچنین اینکه نشان می دهد که چه زمان هایی مخاطب شما بیشترین فعالیت را دارد و شما می توانید با آنها محتوای جدید به اشتراک بگذارید و یا با آنها تعامل کنید.

  • نرخ به اشتراک گذاری در رسانه های اجتماعی

نرخ به اشتراک گذاری در رسانه های اجتماعی متفاوت از نرخ تعامل در رسانه های اجتماعی است. این شاخص به دفعاتی اشاره می کند که مخاطبان شما، محتوایی را از وب سایت یا وبلاگ تان در رسانه های اجتماعی به اشتراک می گذارند.

این شاخص بسیار حیاتی است چراکه نشان می دهد مخاطب تان به قدری از محتوای شما لذت برده اند که حاضر هستند در رسانه های اجتماعی خود محتوای شما را به اشتراک بگذارند. نرخ به اشتراک گذاری در رسانه های اجتماعی سنجه ای شفاف از میزان شهرت برند شما در میان مخاطبان است.

هنگامیکه نرخ به اشتراک گذاری در رسانه های اجتماعی را بررسی می کنید، دقت کنید که کدام یک از محتوای شما بیشتر به اشتراک گذاشته می شود. این امر به شما نشان می دهد که مخاطبان از چه نوع محتوایی بیشتر لذت می برند و بنابراین چه محتوایی را بیشتر تولید کنید.

ارتباط با کارمندان، مشتریان و ذینفعان در دوره کرونا

ارتباطات در زمان بحران کرونا

واکنش های کرونایی خود را مدیریت کنید

شیوع بیماری کرونا در سراسر جهان و در کشورمان موجب شده تا همه عرصه های زندگی از فعالیت های مذهبی گرفته تا رویدادهای اجتماعی و برنامه های بین المللی تحت تاثیر قرار بگیرند و در خیلی از مواقع لغو بشوند. ویروس کرونای جدید (COVID-19) نه تنها تهدید جدی برای سلامتی بشر است، بلکه تهدید جدی برای صاحبان کسب و کارهاست.

کسب و کارها هنگامی اثرات شیوع ویروس کرونا را درک می کنند که کارمندان و یا مشتریان آنها مجبور شوند در خانه بمانند و یا خود را قرنطینه کنند. استراتژی های ارتباطی در مدیریت ارتباطات بحران در این شرایط اهمیت خود را بیش از پیش نشان می دهد. در زمان بحران، حفظ صدای برند متمرکز و آرام، باز نگاه داشتن کانال های ارتباطی با مشتریان، اعضای تیم و ذینفعان بسیار حیاتی است.

به منظور آماده سازی شرکت و کسب و کارتان برای حفظ سلامت کارمندان و مشتریان تان تا جای ممکن، توصیه می کنیم که اقدام های زیر را انجام دهید.

اطمینان حاصل کنید که برنامه ارتباطات بحران تان به روز است

اکنون هنگامی است که باید ار برنامه ارتباطات بحران سازمان خود را به روز کنید و از آن بهره بگیرید. بنابراین فورا جلسه ای را با اعضای گروه خود برگزار کنید. در بحرانی این چنینی بسیار مهم است که اطمینان یابید که در برنامه بحران سازمان تان سلسله مراتب ارسال و دریافت دستورات و فرمان ها کاملا واضح و مشخص است. همینطور اینکه برنامه های پشتیبان در صورت بیماری اعضای کلیدی و  تصمیم گیران اصلی سازمان و عدم توانایی آنها برای شرکت در جلسات را در نظر بگیرید.

آیتم هایی که باید در برنامه ارتباطات بحران در نظر بگیرید:

  • طراحی سلسله مراتب دستورات برای تصمیم گیری های مرتبط با توقف فعالیت ها (چه کسی تصمی نهایی را می گیرد و این تصمیم ها چگونه منتقل می شوند؟)
  • طراحی سلسله مراتب دستورات برای پاسخ دهی به پرسش های رسانه ای (پرسش ها را چه کسی باید پاسخ دهد؟)
  • شماره تماس تمامی اعضای گروه و ذینفعان کلیدی
  • شماره های تماس اضطراری خارج از سازمان
  • طراحی بیانیه های مطبوعاتی برای واکنش در زمان شیوع سازمان به کرونا
  • طراحی سیاست های دورکاری

همچنین مطلوب این است که در برنامه ارتباطات بحران خود اطلاعاتی در مورد چگونگی ادامه روند کارها در صورتیکه تمامی کارمندان مجبور به دورکاری شوند و یا قرنطینه گردند گنجانده شود. طراحی سیاست های دورکاری در زمان بحران به طور مشخص و شفاف در برنامه ارتباطات بحران سازمان می تواند میزان سردرگمی ها را کاهش دهد و از آمدن کارمندان ناقل و یا بیمار به محیط کار جلوگیری کند.

در آخر، بیانیه های مطبوعاتی خود را به طور مرتب به روز کنید تا همواره اطلاعات تازه ای در مورد ویروس کرونا در سازمان خود را در آن منعکس کنید. چنانچه سازمان شما به طور مستقیم با ویروس کرونا درگیر شده باشد و یا کارمندان و مشتریانتان به کرونا مبتلا شده باشند، زمان برای شما بسیار حیاتی خواهد بود. آماده بودن بیانیه های مطبوعاتی مرتبط به شما این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان ممکن اطلاعات را با ذینفعان کلیدی خود به اشتراک بگذارید.

اگر تا کنون برنامه ارتباطات بحران سازمان خود را آماده نکرده اید، حتما با مشاوران روابط عمومی متخصص مشورت کنید.

برنامه های خود را درون سازمان منتشر کنید و سخنگوهای خود را آماده کنید

بعد از به روز رسانی برنامه ارتباطات بحران، زمان آن است که سناریوهای محتمل را بررسی کنید و مطمئن شوید در صورتیکه برنامه ارتباطات بحران اجرا شود، تمامی اعضای تیم به نقش های خود کاملا آگاه هستند.

با در نظر گرفتن این احتمال که حداقل یکی از اعضای گروه شما ممکن است تحت تاثیر اثرات ویروس کرونا قرار بگیرد؛ چه خود بیمار شود و یا به دلیل نگهداری از عزیزان خود نتواند به شرکت بیاید، این موضوع اهمیت دو چندانی پیدا می کند که اعضای گروه ارتباطات بحران مورد آموزش وظایف یکدیگر قرار بگیرند تا در شرایط اضطراری بتوانند برنامه های ارتباطات بحران را اجرا کنند و هر یک از آنها بتوانند به طور مستقل نقش سخنگوی سازمان را در صورت بیماری وی، بازی کنند. توصیه می شود که تیم های ارتباطات بحران هر روز 15 دقیقه جلسه داشته باشند و نقش های کلیدی، تحولات روز گذشته، و مسئولیت های مرتبط را مرور کنند، چراکه در این شرایط حساس و بسیار متغیر، وضعیت ممکن است هر لحظه تغییر کند.

به منظور حصول اطمینان از انتشار اطلاعات غلط و نادرست در شرایط بحران، مهم این است که سیاست های رسانه ای سازمان تان را با اعضای تیم به صورت کاملا شفاف در میان بگذارید و صراحتا مشخص کنید کدام یک از افراد تیم اجازه دارند تا سخنگوی سازمان باشند، ضمن آنکه اطمینان یابید تمامی اعضای تیم ارتباطات بحران میدانند پرسش ها و درخواست های رسانه ای را به چه شخصی ارجاع دهند.

یک صفحه اختصاصی در وبسایتتان برای موضوع کرونا ایجاد کنید

در شرایط بسیار متغییر کنونی، داشتن یک مکان متمرکز برای انتشار و جمع آوری کلیه اطلاعات مربوط به شیوع ویروس کرونا (در سازمان) برای جلوگیری از بوجود آمدن هرگونه سردرگمی و یا ابهام بسیار ضروری است. بسیاری از سازمان ها هم اکنون صفحاتی را در وب سایت های خود به ویروس کرونا اختصاص داده اند و تمامی اطلاعات مربوط به شرکت خود در این رابطه شامل تمامی اقدام های ایمنی که برای جلوگیری از شیوع آن انجام می دهند، در این صفحه منتشر می کنند.

توصیه ما اینست که لینک این صفحه را در صفحه اصلی سایت خود بگذارید. اطلاعاتی که باید در این صفحه منتشر کنید شامل موارد زیر است:

  • آیا کارکنان شما و یا سایت ها و دفاتر شما درگیر ویروس کرونا شده اند یا خیر؟ گرچه نباید نامی از اشخاصی که کرونا گرفته اند ببرید اما باید این اطلاعات را منتشر کنید که آیا موارد مثبتی از کرونا در دفاتر، سایت ها و یا کارخانه های شما ثبت شده است یا نه.
  • جزئیات برنامه های تامینی خود در رابطه با ویروس کرونا را در این صفحه منتشر کنید. اگر به صورت حضوری به مشتریانتان خدمات ارائه می دهید، اطلاع دهید  که کدام دفاتر یا مراکز شما باز هستند و کدام ها تعطیل شده اند و مشخص کنید اگر فعالیت هایتان متوقف شود خدماتی به مشتریان ارائه می دهید یا نه.
  • اقدام های پیشگیرانه آتی خود را بیان کنید. اگر سازمانتان تصمیم دارد که کارمندان را به کار از خانه تشویق کند، سفرهای غیر ضروری را کاهش دهد، اقدام های نظافتی و ضدعفونی بیشتری انجام دهد و هر کار دیگری در جهت کاهش شیوع ویروس کرونا انجام دهد، باید تمامی این اطلاعات را منتشر کنید.
  • لینک هایی برای دسترسی به منابع خارج از سازمان، همانند وزارت بهداشت، اورژانس، هلال احمر و … بگذارید.
  • بیانیه ای که در آن شرایط کنونی سازمان با توجه به تغییرات سریع توضیح داده شده باشد. در این بیانیه تاکید کنید که سازمان شما شرایط موجود را به طور متناوب بررسی می کند و اقدام های ضروری را انجام می دهد و اطلاعات تازه را به محض اینکه در دسترس قرار بگیرد منتشر خواهد کرد.
  • راه های ارتباطی با سخنگوی اصلی سازمان و تیم مدیریتی که شرایط شیوع ویروس کرونا را تحت نظر دارد

بهترین کانال های ارتباطی برای انتشار اطلاعات به خارج از سازمان را شناسایی کنید

با در نظر گرفتن شیوع سریع ویروس کرونا و احتمال بسیار بالایی که سازمان ها به نحوی درگیر این ویروس شوند، توصیه می شود که تمامی سازمان ها با مشتریان و ذینفعان خارجی خود ارتباط مستمر داشته باشند و اطلاعاتی در رابطه با آمادگی خود برای مقابله با این ویروس را با آنها به اشتراک بگذارند.

هدف از این ارتباط این است که به مشتریان تان اطمینان دهید که نسبت به حساسیت و جدیت شیوع ویروس کرونا به کلی آگاه هستید و برنامه هایی برای مقابله در صورت مواجه شدن مستقیم با آن دارید.

خبرنامه های ایمیلی و حضور در شبکه های اجتماعی مختلف راه هایی موثر برای ایجاد چنین ارتباطی است. گرچه نیازی نیست که تمام جزئیات سیاست های برنامه مدیریت بحران خود را به اشتراک بگذارید، اما توصیه می شود موارد زیر را با مشتریان و ذینفعانتان در میان بگذاریدک

  • بیانیه ای در مورد اینکه چطور ایمنی و سلامت کارکنان و مشتریان را در اولویت قرار داده اید و چگونه شرایط را زیر نظر دارید
  • جزئیات اقدام های پیشگیرانه ای که در سازمان خود انجام می دهید
  • لینک به صفحه ای که در بالا به آن اشاره شد و مشتریان در آن می توانند تازه ترین اطلاعات مربوط به واکنش های سازمان شما در مورد شیوع ویروس کرونا را پیدا کنند

با کارمندان خود به طور مرتب و سریع در ارتباط باشید

اصلا مهم نیست که سازمان شما کجای دنیا واقع شده است، اگر هنوز برنامه های خود برای مقابله با ویروس کرونا را با کارمندان تان در میان نگذاشته اید، بدانید که بسیار عقب هستید. ایجاد ارتباط سریع و کامل می تواند از گسترش تشویش و نگرانی در محیط کار جلوگیری کند.

در حالیکه ممکن است هنوز درگیر نهایی کردن برنامه حقوق و دستمزد و … برای این دوران خاص باشید، بسیار حیاتی است که کارمندان تان بدانند که روی چنین برنامه ای کار می کنید تا به این شکل نگرانی آنها را کاهش دهید.

ارتباطات درون سازمان باید موارد زیر را در بر بگیرد:

  • پیامی مبتنی بر اینکه سازمان به شرایط کنونی آگاه است و برناه هایی برای مقابله با آن اتخاذ کرده است تا به این شکل خللی به فعالیت های سازمان وارد نشود
  • اطلاعاتی در مورد اقدام های پیشگیرانه ای که اتخاذ شده است همانند محدودیت در سفرهای غیرضروری، لغو رویدادها و ضد عفونی کردن دفاتر و کارخانه ها
  • معرفی منابع معتبر جهت مراجعه کارمندان برای گرفتن اطلاعات و آموزش های ویژه دوران شیوع کرونا همانند سازمان بهداشت جهانی، وزارت بهداشت و …
  • معرفی راه های تماس برای بیان مشکلات و پرسش ها

روابط عمومی و اعتمادسازی

طی سال 1398 در ایران اتفاق هایی رخ داد که باعث شد به بررسی یکی از کلیدی ترین و مهم ترین ارکان روابط عمومی بپردازیم؛ اعتمادسازی. سجاد موسوی، مشاور روابط عمومی و رسانه، به همراه امیر بشیرنژاد، کارشناس رسانه، به بررسی اهمیت اعتمادسازی در شرکت ها و سازمان ها پرداختند. در این قسمت از پادکست PR Pros به نقش فعالان روابط عمومی در اعتمادسازی می پردازیم، و ارتباط میان ساختار رسمی شرکت ها و روابط عمومی، و از سوی دیگر روابط عمومی و مخاطبان یا مشتریان را بررسی کردیم.